Funciones de un Auxiliar Administrativo, ¿Qué hacen a diario?

Una de las profesiones imprescindibles para el funcionamiento de cualquier empresa es, sin lugar a dudas, el auxiliar administrativo, también conocido como asistente administrativo.

Toda empresa necesita tener una correcta organización de sus recursos supervisada por un personal humano capacitado y listo para atender cualquier inconveniente.

Si te preguntas más sobre esta profesión, te contamos un poco sobre las funciones de un auxiliar administrativo y parte de su trabajo diario.

¿Qué es un auxiliar administrativo? 

Un auxiliar administrativo es un profesional capacitado para encargarse de asistir en toda la organización y gestión de los recursos empresariales.

Las funciones de un auxiliar administrativo varían y van desde tratar directamente con personas o clientes hasta administrar y gestionar documentación importante.

El auxiliar administrativo es un profesional que trabaja asistiendo al administrador o área de administración y constantemente presta su apoyo en sus labores cotidianas.

Por esa misma razón actúa en una gran variedad de áreas, encargándose de la recepción de información, cálculos, correos, etc.

Formación necesaria para optar a este puesto

Para poder ejercer en el área de auxiliar administrativo lo más importante es contar con la titulación homologada en el grado superior en administración y finanzas.

El profesional tendrá la opción perfecta para desarrollarse en el sector y empezar a crecer en el ámbito. El curso como tal tiende a durar un aproximado de 2 a 3 años.

Entre otras de las formaciones para comenzar a optar por un puesto es tener un grado universitario en administración y dirección de empresas. Actualmente, es una de las alternativas vigentes para aprender más de la gestión y del sector en general.

Para empezar a ejercer como auxiliar administrativo te recomendamos empezar una formación homologada. En Cesur ofrecemos tres modalidades: 

• Grado Superior Administración  y Finanzas a Distancia
• FP Dual administración y finanzas
• Grado Superior Administración y Finanzas

Competencias

Para desempeñar las funciones de un auxiliar administrativo correctamente, es importante contar con algunas competencias o capacidades clave. Muchas de estas competencias se trabajan dentro del ciclo de formación.

Un auxiliar administrativo debe ser capaz de:

• Tener conocimientos de cálculo básico y de TIC, especialmente al tratarse de textos.
• Ser capaz de brindar una buena imagen, elegante y formal.
• Siempre tomar iniciativa de todas sus tareas a realizar.
• Ser positivo y concentrarse en lograr objetivos.
• Poder trabajar bajo presión.
• Ser capaz de gestionar todo el material de oficina: Manejar el ordenador, atender el teléfono, etc.
• Mantenerse cordial y educado.

¿Qué habilidades trabajarás?

En el campo de estudio aprenderás a desarrollar habilidades natas y fortalecer debilidades. Adquirirás una mejor noción sobre el uso de herramientas y podrás ejecutarlas dentro del ámbito laboral. Algunas de las más importantes son:

• Priorizar, organizar y guardar bajo confidencialidad tareas e información.
• Comunicarse con el cliente y tomar la iniciativa.
• Ser cordial, dar buen trato telefónico y tener buena ortografía.
• Usar matemáticas, manejo de paquetes de oficina, mecanografía y de ser requerido en inglés.

Puedes tener una idea más clara visitando la oposición administrativo del Estado.

Funciones de un auxiliar administrativo 

A continuación, te mostramos algunas de las funciones de un auxiliar administrativo más importantes:

Atender llamadas 

El auxiliar administrativo es la primera persona en tener contacto con el cliente y casi siempre es a través de la recepción de las llamadas.

Es un especialista que constantemente usa el medio telefónico como una parte esencial dentro de sus labores. Al ser tan importante, el profesional debe mantener la cordura y cordialidad al recibir llamadas, manteniendo siempre una comunicación asertiva.

Atender visitas

La recepción es otra de las partes esenciales dentro de las funciones de un auxiliar administrativo. Este profesional es la conexión de las personas que llegan a la empresa con los trabajadores o altos mandos de la misma. Se encargan de recibir a cualquiera que desee comunicarse con un compañero o incluso necesite agendar una cita.

Customizar documentación

Gestionar los documentos también es parte de las funciones del auxiliar. Cualquier documento que entre a su área deberá clasificarlo y remitirlo a los departamentos correspondientes.

Por otro lado, si es necesario conseguir alguna firma o sello para dichos documentos, el profesional también se hará cargo de obtenerlos.

Llevar registro de textos, números y otros datos de vital importancia es relevante para un buen manejo de los recursos y el auxiliar administrativo tiene la tarea de ordenarlos y gestionarlos junto con el resto del equipo.

Realizar cálculos matemáticos

En general, todas las operaciones que sean requeridas en la oficina serán realizadas por un auxiliar administrativo. Las funciones de un auxiliar administrativo incluyen asistir o ayudar a todos los puestos de la administración de la empresa, por lo tanto, cosas como crear y gestionar facturas, sacar costes de pedidos, calcular y realizar pagos de sueldo, impuestos y otras cotizaciones, son parte de su trabajo.

La buena práctica de las matemáticas y la agilidad para realizar cualquier tipo de proceso o gestión, siempre será bien visto.

Gestionar la agenda

Llevar la organización de todas las actividades de la empresa es el principal deber de un asistente o auxiliar administrativo. Por ende, cosas como agendar reuniones, planificar y llevar a cabo eventos, planificar llamadas y citas, es en parte lo que este profesional se dedica a hacer.

Las personas con un excelente sentido de la organización, dirección y puntualidad son excelentes para desarrollarse en este tipo de puesto.

De igual manera, toda aquella persona que tenga como talento el saber gestionar todo lo relacionado a las áreas de administración pública y también manejo de programas que agilicen el trabajo cotidiano de las oficinas mostrará un buen desempeño.

Si tienes alguna duda adicional con respecto a la carrera como tal, recuerda que puedes escribirnos un comentario o contactar con nuestros asesores. También te recomendamos leer acerca del grado superior administración y finanzas salidas.